劳动合同续订的合规风险要点简析

一、劳动合同续订过程中的法律风险及合规要求

（一）关于提前通知续订合同的义务

目前国家层面的生效法律并未就续订劳动合同需要提前通知的义务进行明确规定，因此在实践中需要根据实际情况重点关注地方性劳动法规中的相关规定以及劳动合同的相关约定。

以北京市为例，依据《北京市劳动合同规定》第四十条和第四十七条规定，北京市的用人单位在劳动合同到期前，具有提前30日书面通知劳动者续订或终止的义务，没有提前通知而终止劳动合同的，应当向劳动者支付赔偿金，但需要注意的是，针对没有提前通知而续订劳动合同的情形，则并没有明确对用人单位需要承担的不利后果进行规定。

即便如此，用人单位在确定与劳动者续订劳动合同时，仍应提前向劳动者发送续订劳动合同的通知书，并且限定劳动者在合同期满前给予明确答复。依据《中华人民共和国劳动合同法》第四十六条规定，除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，因劳动合同期满而终止的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿金。倘若用人单位未就续订劳动合同之事宜提前通知劳动者，那么可能出现劳动合同期满终止后才与劳动者协商续订的情况，届时如果劳动者不同意续订劳动合同，即便用人单位已维持或者提高劳动合同约定条件，仍具有风险被认定属于劳动合同期满后未能续订而终止劳动合同的情形，而非用人单位维持或者提高劳动合同约定条件但劳动者不同意续订的情形，此时用人单位则可能面临着需要向劳动者支付经济补偿金的不利后果。在（2020）京01民终6987号案件中，用人单位未提前将续订或终止的意愿通知劳动者，亦未能举证证明系因劳动者拒绝续签而导致劳动合同终止，进而被法院判令承担终止劳动合同经济补偿金和未提前通知终止劳动关系的通知金。因此，用人单位在期限届满前向劳动者发送续订通知书，可以有效降低企业的法律风险。

（二）关于书面续订劳动合同的义务

《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条和《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第六条规定明确了用人单位自用工之日起应当与劳动者订立书面劳动合同的法律义务。虽然该法律规定并未直接将续订劳动合同的情形进行明确表述，但通说观点认为该法律规定中的“用工之日”应当包括劳动合同期满之后的再次用工之日。实务中，《北京市高级人民法院、北京市劳动争议仲裁委员会关于劳动争议案件法律适用问题研讨会会议纪要》第二十八条规定、《广东省高级人民法院、广东省劳动人事争议仲裁委员会关于审理劳动人事争议案件若干问题的座谈会纪要》第十四条规定等地方性裁判标准即采用此观点。

需要特别注意的是，司法实践中，各地法院对计算二倍工资起算时点的认定存在一定差异。以北京市和浙江省为例，在（2018）京01民终4584号案件中，北京市第一中级人民法院的裁判观点为：劳动合同期满后，劳动者仍在用人单位工作，用人单位未与劳动者订立书面劳动合同的，计算二倍工资的起算时点为自劳动合同期满的次日，截止点为双方补订书面劳动合同的前一日，最长不超过十二个月。而在（2016）浙06民终3528号案件中，绍兴市中级人民法院的裁判观点则为：关于未续签劳动合同二倍工资，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，自用工之日起满一个月的次日起应当向劳动者每月支付二倍的工资。

此外，依据2021年1月1日起实施的《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第三十四条规定，劳动合同期满后，用人单位与劳动者双方达成合意确定继续劳动关系的，需要及时续订书面劳动合同，否则用人单位除了可能需要承担向劳动者支付未依法续订书面劳动合同期间的二倍工资差额的法律责任之外，还可能面临着劳动者任意终止劳动关系的不利影响。

（三）关于续订无固定期限劳动合同的义务

《中华人民共和国劳动合同法》第十四条规定明确了用人单位应当订立无固定期限劳动合同的情形，即用人单位与劳动者连续订立二次固定期限劳动合同后，劳动者同意续订或其主动提出要求续订劳动合同的，用人单位应当与其订立无固定期限劳动合同，否则需要自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付二倍的工资。

需要注意的是，用人单位订立无固定期限劳动合同的法定义务存在以下三种例外情形：

（1）劳动者存在患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的情形。

（2）劳动者存在不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的情形。

（3）劳动者要求订立固定期限劳动合同。

二、未合规续订劳动合同的补救措施

（一）协商一致补订并达成豁免

在实践中，很多用人单位由于人事管理疏忽等原因在劳动合同期满时遗忘或延误续订劳动合同，此时应根据具体情况进行区别应对：

1. 自继续用工之日起未超过一个月的情形

该情形下，应尽快在继续用工之日起一个月内与劳动者补订书面劳动合同，在该一个月内补订的，用人单位依法无须承担支付二倍工资差额的法律责任。经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，此时则无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。

2. 自继续用工之日起超过一个月的情形

用人单位应尽快与劳动者补充续订书面劳动合同，此时劳动合同签订之日晚于实际用工之日，补订情形下用人单位仍具有支付双倍工资的法律义务，因此，在继续用工超过一个月的情形下，除了补订书面劳动合同之外，用人单位还需尽量与劳动者通过平等协商的方式达成豁免公司支付二倍工资差额责任的条款，或者在征得劳动者同意的情况下，在补订劳动合同时将劳动合同签订日前移至原本应当续订劳动合同的时间。

但需要注意的是，在补订劳动合同时，用人单位必须遵循诚实信用原则进行平等协商。在（2020）渝04民终876号案件中，用人单位提出补签劳动合同是双方当事人的真实意思表示，如果劳动者自愿且知晓补签的劳动合同覆盖未及时签订劳动合同的期间，双方已经达成合意进行事后补救，视为劳动者已经放弃由此发生的惩罚性赔偿权利。但重庆市第四中级人民法院结合劳动者对落款时间向单位提出了质疑并要求更改为实际签署日期的事实，认定倒签劳动合同仅为用人单位的单方意愿而并非劳动者的真实意思，最终判处用人单位支付二倍工资差额。因此，用人单位切忌利用自身优势地位单方强行要求劳动者补订或倒签，否则具有极大的风险被人民法院认定为双方未就该劳动合同达成合意，进而要求用人单位支付二倍工资差额。此外，劳动者拒绝与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，并依照《中华人民共和国劳动合同法》第四十七条的规定支付经济补偿。

（二）审查法定续延情形

依据相关法律法规的规定，满足法定情形的，劳动合同期满的应当续延至相应的情形消失时终止，用人单位与劳动者无需在续延期间重新订立劳动合同，主要的法定续延情形梳理汇总如下：

1. 依据《中华人民共和国劳动合同法》第四十二条和第四十五条规定，劳动者有以下情形之一的，劳动合同期满后应当续延至相应的情形消失时终止：

（1）从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；

（2）在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的；

（3）患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；

（4）女职工在孕期、产期、哺乳期的；

（5）在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的；

（6）法律、行政法规规定的其他情形。

2. 依据《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第十七条规定，用人单位与劳动者约定的服务期长于劳动合同期限的，劳动合同应当续延至服务期满。

3. 依据《中华人民共和国工会法》第十八条规定，基层工会专职主席、副主席或者委员的任期长于劳动合同期限的，其劳动合同期限自动延长，延长期限相当于其任职期间；非专职主席、副主席或者委员自任职之日起，其尚未履行的劳动合同期限短于任期的，劳动合同期限自动延长至任期期满。但是，任职期间个人严重过失或者达到法定退休年龄的除外。

但需要注意的是，存在法定续延情形并不意味着用人单位可以一劳永逸，相应的情形消失时，用人单位仍然应当依照法律规定及时履行续订书面劳动合同的法律义务。

（三）善用劳动合同的替代文本

在 “北京泛太物流有限公司诉单晶晶劳动争议纠纷案” （最高人民法院公报案例）中，北京市第一中级人民法院认为：用人单位与劳动者虽未订立书面劳动合同，但劳动者持有的《员工录用审批表》明确约定了单晶晶工作部门、工作地点、聘用期限、试用期、工资待遇等，并附有用人单位法定代表人的签字，该审批表内容已经具备劳动合同的要件，能够既明确双方的劳动关系又固定了双方的权利义务，实现了书面劳动合同的功能，进而认定该审批表应视为双方的书面劳动合同。

因此，在用人单位未合规续订书面劳动合同的情形下，用人单位可以尝试通过提供《岗位调整审批表》、《薪酬调整审批表》等具备劳动合同核心要件的文件，证明双方主要的权利义务已经由相关书面文件进行明确和固定，进而主张该等文件应被视为双方已订立了书面劳动合同，以此尽可能地避免因未续订书面劳动合同而需支付双倍工资的风险。

三、劳动合同续订的实操建议

（一）加强人力资源合规管理

建议用人单位的人力资源部定期梳理员工档案，及时统计劳动合同期限即将届满的员工名单，至少应当在劳动合同期满前一个月与用人部门共同对员工进行评估，并且作出是否续订劳动合同的内部决定。由于法律没有规定劳动者存在提前提示用人单位到期续订合同的法定义务，所以用人单位应当加强人力资源的合规管理，避免因疏忽大意、内部决策程序冗长等原因导致劳动合同期满时遗忘或延误续订劳动合同。

（二）建立健全合规续订程序

建议用人单位建立完善的劳动合同续订程序并严格落实执行，在续订程序中需要加强合规管理，主要包括提前通知程序、续订磋商程序和书面续订程序。

1. 提前通知程序

如前所述，对于用人单位而言，应注意原劳动合同或者本地区地方性劳动法规是否对提前通知续订的义务具有明确约定或规定，若已限定提前通知的时限，则应当按照要求向劳动者送达续订书面劳动合同的通知书。双方无明确约定或法律规定的，用人单位仍应尽早向劳动者送达续订书面劳动合同的通知，并且限定劳动者在合同期满前给予明确答复。同时，用人单位应当妥善留存相应的证据材料，如通知书回执、通知书签收的快递单据、沟通通知书事项的录音记录和微信记录等。无论劳动者是否有续订意愿，提前向其进行通知对企业而言是一个有效避免继续用工相关风险的上佳措施。

2. 续订磋商程序

建议用人单位在劳动合同期限届满前，与具有续订意愿的劳动者针对继续用工所涉及的劳动条件、劳动报酬等核心的权利义务进行平等协商。用人单位具有诚实信用的法律义务，不能利用自身优势地位强迫劳动者续订、补订或倒签劳动合同。此外，用人单位同样应当在此过程中留存相应的证据材料，如会谈记录、录音记录、微信记录等。

3. 书面续订程序

用人单位与劳动者就继续用工达成合意的，则应当自劳动合同期限届满后继续用工之日起一个月内及时与劳动者续订书面劳动合同并且办理相关手续。需要注意的是，续订劳动合同不得约定试用期，且至少应当具备法定的必备条款，具体包括双方的主体信息、劳动合同期限、工作内容和工作地点、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护等。

（三）树立合规风险应急意识

依据相关法律法规的规定，用人单位在劳动合同续订过程中可能面临的情形和法律后果主要如下：

如上图所示，劳动合同到期后，根据用人单位与劳动者双方意愿的不同将会产生多种情形，并可能导致相对应的合规风险和法律责任。因此，用人单位应当树立合规风险应急意识，一方面要在日常管理中主动履行合规义务并且注意持续收集和保留相关证据，做到防范风险于未然；另一方面要积极应对突发风险，及时采取补救措施，并尽快寻求专业律师的法律协助，以维护自身的正当权益并且防止损失的进一步扩大。