第一太平物业采购控制程序

　　第一太平物业采购控制程序之相关制度和职责，世茂第一太平物业采购控制程序1范围本程序依据GB/T19001―2000idtISO9001:2000质量标准中7.4条款和公司质量手册中相关章节编制,适用于上海世茂第一太平物业服务有限公司及各管理中心(...

世茂第一太平物业采购控制程序

1范围

本程序依据GB/T19001―2000idtISO9001:2000质量标准中7.4条款和公司质量手册中相关章节编制,适用于上海世茂第一太平物业服务有限公司及各管理中心(处)对物业管理服务过程中有关采购过程活动进行控制。

2目的

通过对物业管理及服务的采购过程进行控制,确保采购符合规定的要求。适用于管理中心(处)在物业服务过程中所需物品的采购以及顾客委托的采购。

3职责

3.1公司行政人事部负责公司物品采购的归口管理,工程部负责工程设备、设施服务采购项目的归口管理,管理中心(处)负责项目内部物品采购的归口管理

3.2管理中心(处)负责采购计划计划的编制,管理中心(处)经理负责管理中心(处)内部各部门物品采购计划的审核,仓库保管员负责对采购的物品实施验证。

4程序

4.1采购物品的分类

4.1.1管理中心(处)将所采购物品按其对服务质量的影响程度进行分类,分为关键物品和

一般物品,并建立合格供应商名单。

4.1.1.1关键物品

?直接为客户提供服务且对服务质量有重要影响的物品;

?单件物品价格昂贵的物品。

4.1.1.2一般物品

?对服务质量影响较小的辅助材料或低值易耗品。

4.2采购供方的选择、评价

4.2.1根据供方按公司的要求提供产品的能力评价及其价格、服务选择供方。

4.2.2管理中心(处)组织相关部门对关键物品和服务供方实施评价,填写《供方合同履行能力评审表》经评价符合即可列入《合格供方一览表》,其评价内容为:

4.2.2.1供方有营业执照;

4.2.2.2产品具备合格证明且质量满足使用要求;

4.2.2.3试采购经验收合格。

4.2.2.4适当时包括:

a.质量体系认证证书

b.公司对供方质量管理体系进行审核的结果。

c.供方产品的质量、价格、供货能力、服务等情况。

4.2.3对于一般物品,试采购经验收合格即可列入《合格供方一览表》。

4.2.4《合格供方一览表》报管理中心(处)经理、经审核、批准后备案并发放至相关部门。

4.3采购供方的重新评价

管理中心(处)组织每年对《合格供方一览表》进行一次重新评价,并制定新的《合格供方一览表》。每年定期对供方进行一次跟踪重新评价,填写《供方合同履行能力评审表》,评价按质量、供货能力、价格和售后服务等因素填写,评价不符合的应取消其合格供方资格;如因特殊情况留用,应报总经理批准,但应加强对其供应物品的进货验证及服务监督。

4.4物品的申购和采购

4.4.1采购计划

4.4.1.1申购部门负责人根据部门的工作计划及仓库库存情况审定编制采购计划,采购计划应防止仓库库存的超量与短缺。

4.4.1.2采购计划应包括采购产品规格型号、数量、交货期等内容;

4.4.2组织采购

4.4.2.1管理中心(处)根据各部门的采购计划和仓库的库存物资帐平衡后由指定的采购员采购;

4.4.2.2关键物品的采购其品牌必须符合关键物品一览表中的规定;

4.4.2.3特殊情况急需申购或不能在合格供方处购得,由部门负责人填写申购单,经审核批准后,方可采购。

4.4.2.4顾客委托采购的物品根据部门开具的申购单,经批准后即可采购;

4.5关键物品的新增/变更

4.5.1关键物品的新增/变更,必须对新品牌重新评审。

4.5.2采购部门对关键物品作新增/变更说明,由相关部门负责人审核,报管理中心(处)经理批准。

4.5.3管理中心(处)安排采购少量物品交使用部门在适当范围内进行试用,并由使用部门组织评价。

4.5.4使用部门根据产品质量、试用结论及本程序4.3的要求作出评价,由部门负责人审核,报管理中心经理批准。

4.5.5管理中心(处)根据审批结果修订物品分类一览表。

4.6采购物品的验证

4.6.1采购物品的验证

4.6.1.1采购物品验证按进货验证和仓库管理规定对有关采购物品验收要求执行,并填写物品进货验证记录,符合要求后,由仓库保管员填写“收料单”;

4.6.1.2被确定为关键物品的采购,应采购指定的品牌,由仓库保管员负责进货验证。并做好验证记录;

4.6.1.3顾客委托采购的物品,按指定的品牌、规格要求进行验证。对供方已经检验过的物品,仓库保管员也需重新验证;

4.6.1.4验证后不符合规定要求的物品,应作拒收、退货或调换处理,并做好标识;

4.6.1.5当公司需到供方货源处对采购物品进行验证时,应在合同中加以规定,明确验证的安排和物品放行的形式;

4.6.1.6如遇特殊情况无法按程序验证,经管理中心(处)经理批准后可采取紧急放行,但关键物品不允许紧急放行;

4.6.1.7采购的物品若属批量进货,进货验证数量规定如下:关键物品少于10件验证比例为100%,超过10件抽验10%,且不少于10件;一般物品,比例为10%。

4.6.2外协委托服务的验证

4.6.2.1工程部负责组织相关部门对供方提供的外协委托服务质量进行验证,每年对供方进行一次评价。

4.6.2.2管理中心(处)经理及各部门负责人对相关供方负有管理、监督和检查职责。发现供方有不合格应及时纠正并予以记录,作为对供方评价时的依据;

4.6.2.3管理中心(处)各相关部门负责对空调、外墙清洗、绿化养护、水箱清洗、电梯等项目供方每次提供服务后验证服务结果。

4.6.2.4工程部组织管理中心(处)每年负责组织管理中心(处)相关部门对供方服务项目质量作出评价。

4.7采购资料和记录的保管

4.7.1行政人事部负责保管公司所有采购资料,包括采购计划、外协委托服务协议等文件。管理中心(处)负责保存本部门所有采购资料,包括采购计划、外协委托服务协议等文件,保存期为两年。

4.7.2采购物品的验证记录、外协委托服务验证记录由管理中心(处)负责纳入合格供方档案保存

5相关文件

《记录控制程序》

《不合格控制程序》

6相关记录

《供方合同履行能力评审表》

《合格供方一览表》